Trajets non notés : comment reconstituer son registre kilométrique

Vous voulez déduire vos frais kilométriques au barème, l'année touche à sa fin, et vos trajets ne sont notés nulle part. La situation est courante, et elle se rattrape en grande partie : la plupart de vos déplacements ont laissé une trace quelque part. Encore faut-il les retrouver avec méthode, et savoir ce qu'il ne faut pas faire.

Une précision d'abord : un registre reconstitué reste moins solide qu'un relevé tenu au fil de l'eau. L'objectif n'est pas de produire un document parfait, mais un document honnête, cohérent et appuyé sur des pièces.

Ce que votre registre doit contenir

Pour chaque déplacement professionnel, cinq éléments :

• la date ;
• le point de départ et d'arrivée ;
• la distance ;
• le motif professionnel (le client, le rendez-vous, la mission) ;
• le véhicule utilisé, si vous en avez plusieurs.

Ce que l'administration attend précisément est détaillé dans registre kilométrique et contrôle fiscal. Reconstituer, c'est retrouver ces cinq informations pour chaque trajet de l'année, à partir de ce qui existe déjà.

Les traces qui existent déjà

De la plus utile à la moins utile :

• Votre agenda. C'est la meilleure source : il date chaque rendez-vous, et le lieu y est souvent noté. Il donne aussi l'ordre de la journée, indispensable pour compter les bons kilomètres.
• Vos factures et vos devis. Chaque intervention facturée chez un client suppose un déplacement à cette date et à cette adresse. Ils comblent les rendez-vous absents de l'agenda.
• Vos messages. Les confirmations de rendez-vous par email ou par SMS datent un déplacement et en donnent souvent l'adresse.
• Vos relevés bancaires. Un plein, un péage ou un parking vous situent un jour donné à un endroit donné. Ils ne prouvent pas un motif professionnel, mais ils confirment un déplacement et aident à dater les autres.
• L'historique de localisation de votre téléphone, s'il était activé. Il retrace vos trajets réels, mais il mêle tout : réservez-le à la vérification plutôt qu'à la saisie.
• Vos notes de frais, billets et attestations de formation, pour les déplacements inhabituels, qui sont justement ceux qu'on oublie.

La méthode, en quatre étapes

1. Partir de l'agenda, mois par mois

Parcourez votre agenda semaine après semaine et relevez chaque rendez-vous professionnel qui a supposé un déplacement. Écartez les visioconférences, les rendez-vous annulés et les rappels qui ne correspondent à aucun trajet. Travailler mois par mois évite d'en sauter.

2. Croiser avec vos factures

Reprenez vos factures de l'année et vérifiez que chaque intervention sur site a son trajet. Celles qui n'apparaissent pas dans l'agenda sont des déplacements à ajouter, à la date de l'intervention.

3. Compter les kilomètres par la route, dans l'ordre de la journée

Pour chaque trajet, retenez la distance par la route donnée par un outil d'itinéraire, et non une estimation. Quand une journée enchaîne plusieurs clients, comptez le trajet réel, de client en client, et non un aller-retour depuis chez vous pour chacun. L'écart est considérable, et c'est le total le plus généreux qui est faux : le détail est dans les frais kilométriques d'une tournée.

4. Contrôler la cohérence avec le compteur

C'est le contrôle le plus simple, et le plus parlant. Vos kilomètres professionnels ne peuvent pas dépasser les kilomètres parcourus par le véhicule. Retrouvez le kilométrage à deux dates de l'année : une facture d'entretien, un contrôle technique, une photo du compteur.

Un exemple : votre facture de vidange de février indique 42 300 km, votre compteur affiche 61 800 km à la mi-décembre. Le véhicule a roulé environ 19 500 km sur la période. Si votre reconstitution aboutit à 21 000 km professionnels, elle ne tient pas. Si elle aboutit à 18 000 km, il ne reste que 1 500 km pour tous vos trajets privés en dix mois : à vous de vérifier que c'est réaliste.

Ce qu'il ne faut pas faire

• Inventer ou « compléter » des trajets. Ce que vous ne retrouvez dans aucune trace, laissez-le de côté. Un registre un peu court mais exact vaut mieux qu'un registre complet mais fragile.
• Appliquer une moyenne. « 40 km par jour travaillé » n'est pas un registre : c'est une estimation, sans date ni motif, qui ne justifie aucun trajet en particulier.
• Arrondir toutes les distances. Des distances toutes rondes trahissent une estimation. Retenez la distance de l'itinéraire.
• Calculer trajet par trajet. Une fois les kilomètres de l'année additionnés, le barème s'applique une seule fois, sur le total, avec la tranche correspondante. Appliquer à chaque trajet le coefficient de la première tranche surévalue le montant : c'est le piège des 5 000 km.
• Mélanger les véhicules. Si vous en avez utilisé deux, rattachez chaque trajet au véhicule réellement utilisé.

Gagner des heures avec votre agenda

Si votre agenda est sur Google, Outlook ou iCloud, Easik fait pour vous l'essentiel des étapes 1 et 3. Vous reliez votre agenda, et Easik vous propose les trajets de chaque journée : il retrouve l'adresse de chaque rendez-vous, suit l'ordre de la journée et calcule les distances par la route. Si vous n'avez encore rien saisi, il repart du 1er janvier.

Les visioconférences, les rendez-vous annulés et les journées entières sont écartés, avec leur raison ; un lieu vague vous est signalé au lieu d'être deviné. Vous relisez, vous corrigez, vous validez, une journée ou une semaine à la fois. Rien n'entre dans votre registre sans votre validation. Voir comment fonctionne la synchronisation d'agenda.

Si une partie de vos trajets est déjà dans un tableur, l'import Excel ou CSV la reprend sans ressaisie et recalcule le montant sur l'année.

Et l'année prochaine

Une reconstitution prend un week-end ; un registre tenu au fil de l'eau prend quelques secondes par trajet. Une fois votre agenda relié, Easik le relit chaque nuit et vous propose les nouveaux trajets au fur et à mesure. Pour les journées à plusieurs clients, le mode Tournée note chaque arrêt d'un geste. La méthode complète est dans tenir son registre à l'année.

Chiffrez votre année

Une fois vos kilomètres retrouvés, le calculateur d'Easik applique le barème officiel sur le total, avec la bonne tranche, gratuitement et sans inscription.

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Dans Easik, vos trajets reconstitués comptent comme les autres : la saisie, l'import et la synchronisation d'agenda sont gratuits et illimités. Le registre daté et sourcé, le récapitulatif pour votre comptable et l'export tableur sont compris dans l'abonnement à 69 € par an.