Frais kilométriques d'une tournée : comment compter une journée à plusieurs clients
Quand une journée enchaîne plusieurs clients, la façon de compter les kilomètres change tout. Compter chaque client comme un aller-retour depuis chez soi peut doubler le total, et c'est le total faux. Voici comment compter une tournée, la noter dans votre registre et l'appliquer au barème.
Artisan, infirmière, commercial, technicien de maintenance : beaucoup d'indépendants ne vont pas chez un client par jour, mais chez quatre ou cinq. Pour le barème kilométrique, ce qui compte est la distance réellement parcourue dans la journée. Simple en apparence ; c'est pourtant là que se glisse l'une des erreurs les plus coûteuses du registre.
Le principe : la journée telle que vous l'avez roulée
Une tournée se compte tronçon par tronçon, dans l'ordre réel : du point de départ au premier client, du premier au deuxième, et ainsi de suite jusqu'à la fin de la journée. La distance de chaque tronçon est la distance par la route.
Ne comptent pas : les détours personnels greffés sur la tournée (une course, un passage à l'école) et, plus généralement, tout tronçon sans raison professionnelle.
Le premier et le dernier tronçon, entre votre domicile et vos clients, appellent une précision : leur traitement dépend de votre situation, notamment selon que vous disposez ou non d'un local professionnel distinct. C'est un point à valider avec votre comptable plutôt qu'à trancher seul.
L'erreur de l'aller-retour par client
L'erreur consiste à compter chaque client comme un déplacement séparé : un aller-retour depuis chez soi pour chacun. C'est tentant, parce qu'on connaît la distance de chez soi à chaque client, et c'est souvent ce que produit un tableau rempli client par client.
Prenons une journée à quatre clients. Les distances par la route :
| Tronçon | Distance |
|---|---|
| Départ vers le client A | 12 km |
| Client A vers le client B | 8 km |
| Client B vers le client C | 15 km |
| Client C vers le client D | 6 km |
| Client D, retour au départ | 19 km |
| Total de la tournée | 60 km |
La même journée comptée client par client, en aller-retour depuis le départ (les clients sont à 12, 15, 24 et 19 km) :
| Client | Aller-retour depuis le départ |
|---|---|
| A | 24 km |
| B | 30 km |
| C | 48 km |
| D | 38 km |
| Total | 140 km |
Plus du double, pour la même journée. Le second total ne correspond à aucun kilomètre parcouru : il décrit quatre déplacements qui n'ont pas eu lieu.
Si vous êtes réellement rentré entre deux clients, ces allers-retours ont eu lieu et se comptent. L'erreur est de les compter quand vous avez enchaîné.
Sur une année, l'écart devient énorme
Supposons 150 journées de ce type dans l'année, avec une voiture de 5 CV, au barème 2026 :
| Méthode | Kilomètres de l'année | Montant au barème |
|---|---|---|
| Tournée réelle | 9 000 km | 4 608 € |
| Aller-retour par client | 21 000 km | 8 967 € |
Le calcul gonflé ne fait pas que presque doubler le montant : il fait aussi changer de tranche. Et il repose sur 12 000 km qui n'ont jamais été roulés. Le kilométrage du compteur suffit à le montrer, puisqu'un véhicule ne peut pas avoir roulé moins que vos kilomètres professionnels.
Comment noter une tournée dans votre registre
Deux présentations sont lisibles :
- une ligne par tronçon, avec son départ, son arrivée, sa distance et son motif (le client visité) : c'est la plus claire, et chaque client a sa ligne ;
- une ligne par journée, avec la liste des arrêts dans l'ordre et la distance totale.
Dans les deux cas, faites apparaître l'ordre des arrêts : c'est lui qui rend la distance vérifiable. Et le barème s'applique, comme toujours, une seule fois sur le total des kilomètres de l'année, jamais tournée par tournée : voir le piège des 5 000 km.
Si vos tournées de l'année n'ont pas été notées, la méthode pour reconstituer son registre à partir de vos traces s'applique aussi à elles.
Les journées irrégulières
- Un client sur le chemin du retour : il s'insère dans la tournée, il ne crée pas un aller-retour de plus.
- Un passage par votre atelier ou votre local en milieu de journée : c'est un tronçon comme un autre, qui ouvre une seconde boucle.
Facturer une tournée
Si vous refacturez vos déplacements, la tournée pose une autre question : comment répartir les kilomètres entre plusieurs clients. Un forfait par zone la règle plus simplement qu'un prix au kilomètre, puisque chaque client paie selon sa distance et non selon votre itinéraire du jour. Le calcul d'une grille par zones, temps de route compris, est dans le tarif de déplacement artisan.
Noter la tournée pendant la journée
Le plus sûr est de noter chaque tronçon au moment où vous le faites. C'est ce que fait le mode Tournée d'Easik, depuis votre téléphone : vous démarrez le matin, vous touchez « Je fais un arrêt » chez chaque client, et Easik propose l'adresse d'après la position, retrouve le client dans votre carnet et compte les kilomètres par la route depuis l'arrêt précédent. La position n'est lue qu'au moment de l'arrêt, jamais pendant que vous roulez. En fin de journée, vous indiquez où elle se termine, et chaque arrêt devient un trajet de votre registre.
Si vos rendez-vous sont dans votre agenda, la synchronisation d'agenda fait le même travail après coup. Elle enchaîne les rendez-vous de la journée dans l'ordre, sauf quand l'écart entre deux laisse le temps de rentrer et de repartir, et vous choisissez la version qui correspond à votre journée avant de la valider.
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Le calculateur d'Easik applique le barème officiel sur le total de vos kilomètres, avec la bonne tranche, gratuitement et sans inscription.
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La saisie des trajets, le mode Tournée et la synchronisation d'agenda sont gratuits et illimités. Le registre daté et sourcé, présentable en cas de contrôle, est compris dans l'abonnement à 69 € par an.